Në këtë artikull, ne po ju sjellim 10 mënyra për të qenë më produktivë.
Si të rrisni produktivitetin e punës
Menaxhimi i kohës dhe aftësitë organizative zakonisht mund të lidhen me produktivitetin e përgjithshëm të punës. Kur zbatoni strategji që mbështesin produktivitetin tuaj, mund të keni një shans më të lartë për të zhvilluar dhe përmirësuar produktin tuaj. Menaxhimi i kohës është vetëm një nga strategjitë që mund të përdorni për të rritur produktivitetin tuaj. Gjithashtu, ju mund të aplikoni strategji organizative të tilla si prioritizimi i detyrave tuaja sipas rendit të rëndësisë dhe urgjencës.
10 këshillat e mëposhtme ofrojnë mënyra se si mund të rrisni produktivitetin e punës.
1. Përqendrohuni në një detyrë në një kohë
Ndërsa në fund të fundit mund të jeni në gjendje t’i kryeni gjërat kur kryeni projekte ose detyra, fokusimi “një nga një” mund t’ju ndihmojë të jeni më produktivë. Kur përqendrohemi në më shumë se një aktivitet në të njëjtën kohë, ne priremi të përdorim më shumë nga ajo kohë vetëm për kalimin midis detyrave. Kjo mund të rezultojë që disa nga detyrat të mbeten të paplota ose të kryhen me një cilësi më të ulët sesa nëse secila detyrë do të ishte fokusi i vetëm.
Për më tepër, përqendrimi në një detyrë në një kohë derisa ajo të përfundojë mund t’ju ndihmojë të rrisni produktivitetin tuaj sepse kur përqendroheni në një projekt në një kohë, ju po vendosni një objektiv të vetëm në të njëjtën kohë në vend të shumë. Kjo ka të ngjarë t’ju motivojë të përfundoni një detyrë përpara se të kaloni në detyrën tuaj të ardhshme. Nëse jeni të përkushtuar ndaj shumë detyrave, por shihni se filloni më shumë detyra sesa mund të përfundoni, merrni parasysh t’i prioritizoni detyrat tuaja sipas rëndësisë, në mënyrë që të mund të filloni në detyrat tuaja më të vështira dhe të përfundoni ditën tuaj me detyra më të lehta dhe më pak kohë.
2. Bëni pushime të rregullta
Mund të jetë joshëse të shmangni marrjen e kohës për një pushim, por kur neglizhoni t’i jepni vetes një pushim për disa minuta, kjo mund të dëmtojë produktivitetin tuaj të përgjithshëm duke rezultuar në lodhje. Nëse kjo ndodh, mund të mos keni energji ose motivim për të vazhduar përparimin. Merrni parasysh të planifikoni disa pushime të shkurtra gjatë ditës tuaj të punës. Shumica e vendeve të punës kanë një orar të detyrueshëm me kohë pushimi të dedikuar, kështu që punonjësit mund të bëjnë të paktën një pushim prej pesë deri në 10 minuta pas çdo disa orë pune aktive. Këto pushime të shkurtra mund t’ju lejojnë të karikoheni, të pastroni mendjen dhe të përgatiteni për detyrën tjetër.
3. Së pari përqendrohuni në detyrat tuaja më të mëdha
Përqendrimi në detyrat tuaja më të mëdha dhe që kërkojnë kohë përpara çdo detyrë tjetër mund t’ju ndihmojë të qëndroni më të fokusuar sesa të punoni në detyra më të vogla dhe më të shkurtra fillimisht. Konsideroni të planifikoni listën tuaj të detyrave sipas madhësisë së detyrave, ku mund t’i kushtoni kohën tuaj në mëngjes kur mbërrini fillimisht në punë ose në një kohë të ditës kur jeni më vigjilent dhe energjik.
4. Vendosni objektiva të vegjël
Në vend që t’u afroheni qëllimeve të mëdha që do të kërkonin pika të shumta dhe më shumë kohë për t’i arritur ato, merrni parasysh planifikimin e objektivave të vegjël gjatë gjithë ditës suaj. Gjëra të tilla si depozitimi i dokumenteve të kërkuara, përgjigjja ndaj atyre katër emaileve të klientit ose përpilimi i të gjitha burimeve së bashku që ekipit tuaj do t’i nevojiten për të përfunduar një projekt të ardhshëm janë objektiva të vogla, ditore që mund t’i vendosni dhe t’i arrini gjatë tetë orëve të punës. Në mënyrë të ngjashme, ju mund t’i përdorni këto objektiva të shkurtër si piketa për të matur përparimin tuaj drejt një qëllimi më të madh.
5. Përdorni rregullin e dy minutave
Rregulli i dy minutave përfshin përfundimin e detyrave që janë dy minuta ose më pak, si dhe marrjen e dy minutave për të filluar me detyra të vogla që mund t’i keni shtyrë. Gjatë këtyre periudhave të shkurtra kohore, nëse ka një detyrë që mund ta përfundoni në dy minuta ose më pak ose një detyrë që mund të organizoheni për të filluar, kjo është koha që do ta bëni. Për shembull, mund të duhen vetëm dy minuta për të regjistruar detyrat që keni përfunduar tashmë, për t’iu përgjigjur një emaili të shpejtë, për të shkruar objektivat tuaja të ardhshme ose për të printuar skicën për detyrën tuaj të ardhshme të projektit, por dy minutat që ju nevojiten për të përfunduar këto detyrat e vogla shpesh mund të shtohen në një listë të plotë të detyrave në fund të ditës.
Përdorimi i blloqeve kohore brenda orarit tuaj mund t’ju ndihmojë gjithashtu të rrisni produktivitetin tuaj. Me këtë strategji, ju do të vendosni një kufi kohor për secilën nga detyrat me të cilat punoni. Merrni parasysh blloqet e kohës 90-minutëshe ose 60-minutëshe. Ju mund të zgjidhni të bëni një printim të orarit tuaj dhe të nënvizoni kornizat kohore ku dëshironi të jenë blloqet tuaja kohore. Pra, nëse jeni duke bllokuar 90 minuta për të punuar në një projekt, vëreni atë në orarin tuaj të printuar. Pas përfundimit të këtij blloku kohor, bllokoni një pjesë tjetër të orarit tuaj në mënyrë të ngjashme.
Qëllimi i bllokimit të kohës është krijimi i një orari vizual për t’ju ndihmuar të gjurmoni periudhat e detyrave me të cilat punoni. Në mënyrë të ngjashme, ajo shërben si një mënyrë për t’iu përkushtuar punës vetëm për një detyrë specifike për çdo bllok kohor, kështu që do të keni më shumë gjasa ta përfundoni atë në kornizën kohore që keni planifikuar për të. Përveç caktimit të kohës tuaj të punës, mund të përfshini edhe kohët e pushimit midis çdo blloku detyrash, në mënyrë që të mund të rifreskoheni ndërsa përfundoni dhe filloni projekte të reja.
7. Bëjini takimet më produktive
Nëse keni takime të planifikuara gjatë gjithë ditës suaj, merrni parasysh disa mënyra për t’i bërë këto aktivitete më produktive që kontribuojnë në përparimin tuaj të përgjithshëm të punës. Merrni parasysh takimet në këmbë ku ju dhe kolegët tuaj ngriheni për takimin. Kjo mund të ndihmojë në rritjen e vigjilencës dhe fokusit kur diskutoni tema të rëndësishme gjatë takimit tuaj.
Ju gjithashtu mund të përdorni gjurmimin e kohës për të regjistruar kohën që duhet për të marrë pjesë dhe për të përfunduar takimin. Për shembull, merrni parasysh mbajtjen e shënimeve për çështjet ose temat më të rëndësishme që duhet të diskutohen dhe kushtojini një kohë specifike për secilën temë. Pastaj, punoni me ekipin tuaj për të diskutuar vetëm atë që përfshihet në listën e temave duke i mbajtur diskutimet e temave të kufizuara në kohën e caktuar.
Në mënyrë të ngjashme, nëse mund të merrni pjesë në mënyrë të arsyeshme takimin tuaj nëpërmjet telefonit ose platformës së bazuar në ueb, mund të jeni në gjendje të rrisni shanset tuaja që takimi të mos marrë shumë kohë larg detyrave tuaja personale.
8. Delegoni detyra
Merrni parasysh përdorimin e metodave të delegimit për të ndarë detyrat midis anëtarëve të ekipit tuaj. Për shembull, nëse keni një sërë detyrash në listën tuaj të detyrave, merrni parasysh t’ua caktoni disa nga këto detyra të tjerëve nëse ato mund të kryhen pa i punuar ju.
Delegimi i detyrave mund t’ju lejojë gjithashtu të punoni në detyra të tjera që mund t’ju caktohen posaçërisht vetëm për ju, ndërsa pjesa tjetër e ekipit mund t’i kushtojë kohën e tyre detyrave që përndryshe do të merrnin kohë ose burime larg projekteve të tjera më të rëndësishme. Për shembull, nëse keni email që duhet t’u përgjigjen, por një bashkëpunëtor mund t’i kushtojë të njëjtën vëmendje detajeve në përgjigjet e tij si ju, merrni parasysh t’i jepni detyrën ndërsa punoni në detyra përkatëse që askush tjetër nuk mund t’i bëjë.
9. Përdorni strategjinë Pomodoro
Të qenit më produktiv në punë mund të varet shumë nga menaxhimi juaj i kohës dhe metoda Pomodoro është një strategji që mund t’ju duket e dobishme për të menaxhuar kohën tuaj në mënyrë më efikase. Ngjashëm me planifikimin e pushimeve, metoda Pomodoro aplikon përdorimin e një kohëmatësi, ku i përkushtohesh një detyre për 20 minuta (edhe pse mund ta rrisësh këtë në 30 minuta), punoni në të derisa kohëmatësi të fiket dhe më pas merrni një pesë-minutësh pushim. Kjo strategji mund të jetë efektive sepse ofron më shumë kohë për punë të pandërprerë dhe të fokusuar dhe më pas ofron një mënyrë për t’u larguar nga detyra për disa minuta përpara se të ktheheni për ta përfunduar atë.
10. Kufizoni ndërprerjet
Ndërprerjet mund të na lënë mënjanë gjatë gjithë ditës. Edhe pse mund të shijoni marrëdhëniet tuaja me kolegët tuaj, humbja e kohës për shkak të bisedave, takimeve joformale dhe të shpejta ose diskutimeve mbi temat mund të pengojë rrjedhën tuaj të punës dhe të ulë produktivitetin tuaj të përgjithshëm. Merrni parasysh përdorimin e disa strategjive për të kufizuar numrin e ndërprerjeve gjatë ditës suaj.
Ju mund të zgjidhni të punoni me derën e zyrës tuaj të mbyllur për një pjesë të ditës tuaj, ose nëse punoni në një ambient zyre të hapur, mund të përdorni kufje për anulimin e zhurmës për të ndihmuar në kufizimin e tingujve të bisedave dhe ndërveprimit në zyrë. Kufjet mund të jenë gjithashtu një mënyrë e sjellshme, por e heshtur për t’i bërë të ditur kolegëve tuaj se duhet të përqendroheni në projektet për të cilat po punoni.
Kur zbatoni strategji për t’ju ndihmuar të rrisni produktivitetin e punës, është e rëndësishme të jeni sa më konsistent që të mundeni. Lejojini vetes të mësoni dhe zhvilloni aftësitë tuaja dhe mund të jeni të sigurt se produktiviteti juaj do të vazhdojë të përmirësohet gjithashtu.
